Как правильно спланировать свое время, если Вы ничего не успеваете.

В середине июля немецкая исследовательская компания GFK провела опрос среди жителей 22 государств на тему работы и отдыха. Если верить результатам опроса, наши соотечественники чаще остальных жалуются на дефицит времени. Похожая ситуация сложилась также в Японии и Бразилии. Одной из причин недовольства эксперты называют неумение планировать отдых и рабочее время. Сложно поверить, но исправить ситуацию можно с помощью нескольких простых приемов, изучение которых не займет много времени.
Вместе с изданием Inc мы предлагаем ознакомиться с 10 полезными трюками, чтобы планировать отдых и рабочее время.

Метод помидора

Эта техника управления своим временем была изобретена в конце 1980-х итальянским студентом Франческо Чирилло. В один прекрасный момент молодой человек осознал, что у него не хватает времени ни на работу, ни на отдых. Тогда парень решил поэкспериментировать и стал расписывать свой день поминутно, вернее, разбивая его на 25-минутные отрезки. Для контроля студент использовал кухонный таймер, стилизованный под помидор. Примерно такой, как на фото. На выполнение каждой задачи, связанной с учебой или работой, Франческо отводил себе один «помидор» или 25 минут. Если требовалось больше времени, количество «помидоров» увеличивалось до двух или трех. После каждых 25 минут молодой человек делал 5-минутные перерывы. Разработанная студентом техника быстро получила популярность в Италии, а впоследствии и в других странах.
Главные принципы метода «помидора»:
— Определить задачу;
— Поставить таймер (или будильник, который сработает через 25 минут);
— Приступить к выполнению и ни на что не отвлекаться;
— После того, как сработает таймер, сделать короткий перерыв.

Разбивать время на блоки

Если рабочий день будет разбит на временные блоки (важное, среднее и второстепенное) производительность может значительно увеличиться. Расположив задачи по степени значимости по разным ячейкам – утро, день и вечер – появится возможность сократить трату времени на выбор и определение следующего дела.
«Я всегда выделяю время на рутинные дела – например, на проверку электронной почты и написание ответных писем, чтобы впоследствии это не отвлекало меня от более важных задач. Расквитавшись с этими делами, я перехожу к следующему запланированному блоку», – говорит бизнесмен Джейна Кук, основатель event-агентства EVENTup.

Ориентироваться на процесс

Занимаясь любым делом, мы, прежде всего, ориентируемся на результат. А вот доктор философии и психолог Стен Бичем советует думать о процессе и концентрироваться именно на нем. По мнению специалиста, постоянно сосредотачиваясь на итоговом результате и думая о нем, человек отдаляется от того, что происходит «здесь и сейчас».

Планировать на неделю вперед

Чтобы избавиться от всех ненужных и побочных задач, которые могут отвлекать внимание, стоит составлять подробный план на работу или учебу в начале каждой недели и стараться его придерживаться. Это позволит более рационально тратить время: как на дела, так и на отдых.

Расставлять приоритеты

Складировать все задачи в один котел и пытаться сварить из этого кашу – не самая хорошая идея. Определившись с планами на неделю вперед, важно не пропустить и еще один шаг: разбить задачи на две категории: первостепенные и те, которые можно отложить напоследок. Этот ход позволит расставить приоритеты, сосредоточится на главном и не упустить самого важного.

Медитировать или просто расслабляться

Если же кратковременный отдых или медитацию в течение рабочего дня взять за правило, можно значительно увеличить производительность, приучить мозг к разгрузкам, что в дальнейшем положительно скажется на его активности.

Тренировать память

Наш мозг – это не компьютер, в котором можно все разложить по папкам и в нужный момент за считанные секунды найти нужный файл.
«Тренируйте память любыми способами, в том числе и с помощью различных техник запоминания», – советует основатель компании поддержки малого бизнеса NINJA Support Коди Маклейн.
По его мнению, только каждодневная тренировка памяти позволит держать мозг в тонусе и избегать чрезмерного напряжения при работе с большими объемами информации.

Читать альтернативными способами

Сегодня далеко не каждый может позволить себе усесться в мягком кресле с любимой книгой и погрузиться в чтение на пару часов. Нехватка времени вынуждает многих отказываться от чтения книг вовсе. Для решения этой проблемы одни бросаются изучать разнообразные техники скорочтения, а некоторые обращаются к простому и, пожалуй, самому действенному способу – аудиокнигам. Чтобы привыкнуть к прослушиванию текста, нужно около 10 минут (при первом опыте). При этом скорость «поглощения» книги в аудиоварианте может оказаться выше по сравнению с обычным чтением с листа – ведь аудиокниги можно слушать, например, в машине по дороге на работу.

Брать на себя ответственность

«Очень часто люди отказываются от массы интересных задач просто из-за неуверенности в положительном результате и из-за нежелания за что-то отвечать впоследствии», – говорит бизнесмен Дейв Негот, специализирующийся на сфере тайм-менеджмента.
Существует несколько простых приемов, позволяющих побороть страх перед взваливанием на свои плечи ответственности:
— Ставить перед собой сложные задачи, которые вызывают опасения и заставляют беспокоиться о возможном провале;
— Стараться как можно реже (только при крайней необходимости) обращаться за советом к коллегам или начальству;
— Чаще проявлять инициативу;
— Перестать жаловаться по любому поводу.

10 минут рабочей гимнастики

Плотный рабочий график может стать причиной множества проблем со здоровьем: от остеохондроза до мигреней. Снизить риск возникновения неприятных последствий чрезмерно усердного труда поможет каждодневная 10-минутная зарядка прямо на рабочем месте.